Формирование задач для выбора информационной системы из стратегических целей проектной организации

В.И. Пронин, Д.В. Медведев, ООО «Ингипро» // Человек. Общество. Инклюзия / Human. Society. Inclusion Том 14 (2023). №2 / Volume 14 (2023). Issue 2

Перечень сокращений:
ИМ – информационная модель
ТИМ – технологии информационного моделирования
СОД – среда общих данных
ИИ – инженерные изыскания
ИС – информационная система

Введение

Настоящая статья является развитием статьи “Организация процесса выбора среды общих данных для проектов объектов капитального строительства. Пронин В.И. 2023г”. [1] В ней мы говорили о важном шаге при выборе будущей информационной системы - описании задач, для которых приобретается система.

Вопросу формирования этих задач посвящена данная статья.

“Информационные системы (ИС) становятся стратегическим источником информации и применяются на всех уровнях организации любого профиля. Вовремя предоставляя нужную информацию, ИС помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и т.д. Информационные технологии изменили не только способ работы - они изменили способ делового стратегического мышления. Современные информационные технологии и создаваемые на их основе интегрированные информационные системы становятся незаменимыми нструментом в обеспечении достижения стратегических целей и устойчивого развития компаний и организаций, для реализации новых идей, новых способов получения конкурентного преимущества.”[2]

Эта цитата подчеркивает основную мысль настоящей статьи. Анализируя богатый опыт общения с заказчиками различных информационных систем можно прийти к следующим выводам:

• большая часть представителей заказчика, которые задействованы в выборе ИС не сопоставляют свою деятельность со стратегическими целями организации;
• критерии выбора ИС формируются из собственного понимания назначения будущей системы;
• часто в требования к системе закладываются личные интересы сотрудников, осуществляющих выбор.

В тоже время информационная система должна стать тем самым инструментом в обеспечении достижения стратегических задач. Как этого добиться рассмотрим ниже.

Стратегические цели

“Стратегия организации представляет собой генеральный план действий по достижению поставленных целей, определяющий приоритеты решения экономических задач, реально опирающийся на потенциал производственных ресурсов и предусматривающий последовательность шагов по реализации планов.” [3]

Стратегические цели - это обозначение приоритетных направлений развития компании, которые способствуют развитию компании для выполнения своей миссии и имеют срок планирования измеряемый в годах.

Постановка стратегических целей – ответственность высшего руководства компании.

Стратегические цели проектной организации так или иначе будут относиться к одной из категорий:

• Финансы;
• Рост компании;
• Заказчики;
• Сотрудники;
• Продукт;
• Технология производства.

В данном материале мы рассматриваем обобщенные цели. Это значит, что для каждой организации они будут звучать более конкретно, но при этом сущности целей будут совпадать. Рассмотрим каждую категорию стратегических целей более подробно.

1. Финансы

В категории финансы могут быть следующие цели:

• Увеличение доходов;
• Поддержание рентабельности;
• Рост стоимости организации;
• Диверсификация потоков доходов;
• Снижение производственных затрат и др.

2. Рост компании

Увеличение доли рынка;

• Выход на новые рынки;
• Открытие филиалов;
• Приобретение компаний и др.

3. Заказчики

• Увеличение числа новых заказчиков;
• Повышение удовлетворенности заказчиков и др.

4. Сотрудники

• Оздоровление организационной структуры;
• Снижение текучести кадров;
• Привлечение новых сотрудников;
• Внедрение оценки результатов труда;
• Повышение эффективности менеджмента;
• Развитие персонала и др.

5. Продукт

• Развитие новых направлений и услуг;
• Повышение качества;
• Повышение потребительской ценности и др.

6. Технология производства

• Повышение производительности;
• Улучшение междисциплинарного взаимодействия;
• Изучение и внедрение новых технологий производства и др.

Выше перечислены основные категории стратегических целей проектной организации и представлены их основные подкатегории. Обычно организация ставит перед собой ограниченное количество стратегических целей. Это связано с тем, что назначение стратегических целей это фокусировка усилий организации на определенные направления. Фокусироваться во все направления сразу, значит не фокусироваться вовсе. Дополнительным условием выбора стратегических целей является их согласованность между собой.

Итак, организация выбрала наиболее актуальные стратегические цели. Следующий шаг - сформулировать задачи, решение которых позволит нам добиться достижения этих целей.

Операционные цели (задачи)

Операционная модель - абстрактное представление способов и методов реализации стратегических целей (стратегии) компании.

“Внедрение операционной модели предприятия с учетом целей интегрированного планирования не является для предприятия легкой задачей, так как требует большой вовлеченности всех подразделений в построение нового процесса, времени и инвестиций в поддерживающие новую операционную модель ИТ инструменты.“ [4]

Операционными целями в организации называют цели, задачи, достижения, которые позволяют достичь стратегических целей. Это более конкретные сущности, имеющие сроки, объемы, ответственных и т.д.

Для избежания путаницы с термином “цель” операционные цели будем называть операционными задачами или просто задачами.

Операционные задачи - определенные направления деятельности организации или ее части для достижения стратегических целей. Это значит, что задачи подчинены и происходят из стратегических целей.

Пример 1:

Стратегическая цель:

Увеличить объем продаж продукции.

Операционные задачи:

• Принять на работу 2-х сотрудников отдела продаж.
• Увеличить маркетинговый бюджет на 10%.
• Добиться повышения объема продаж на 20% по итогу года.

В операционной модели помимо задач должны быть указаны и способы, которыми организация планирует решать эти задачи. Иначе говоря, задачи необходимо формулировать исходя из предполагаемых способов решения этих задач.

В нашем случае (рассматриваемом в настоящей статье) предполагаемый способ решения задач - внедрение информационной системы в организацию.

Ниже представим формулировки задач, которые проектная организация может ставить перед будущей информационной системой. Формулировки приведены в общем виде. Для упрощения восприятия формулировки задач записаны курсивом.

Примеры задач для информационный системы

Если мы выбираем систему, которая должна позволить оптимизировать текущую деятельность и повысить производительность, то подходящие задачи для нее:

• Увеличение количества выполняемых заказов при существующих мощностях производства.
• Повышение скорости выполнения проектов при сохранении качества.

Нам нужно работать с рентабельностью проектов:

• Оценка проектов до заключения контрактов.
• Сокращение издержек на производство проектной документации.

Мы хотим расширять портфель проектов, выходить на новые рынки:

• Выполнение уникальных проектов.
• Выполнение новых типов проектов (расширение профиля).
• Работа с заказчиками в других регионах (странах).

Хотим расширять компанию, открывать новые филиалы:

• Передача стандартов и технологий работы новым коллективам.

Работа с лояльностью заказчиков:

• Ускорение и упрощение взаимодействия с заказчиками.
• Повышение качества проектной документации (сокращение количества замечаний).
• Обеспечение прозрачности работы.

Работа с собственным персоналом:

• Упрощение междисциплинарного взаимодействия.
• Накопление базы знаний и проектов.
• Автоматизированный контроль результатов труда.
• Внедрение лучших практик производства.

Решение одной задачи может служить достижению сразу нескольких стратегических целей.

Пример 2.

Мы хотим добиться увеличения количества выполняемых заказов без увеличения производственных мощностей.

Решение данной задачи способствует достижению сразу нескольких стратегических целей:

• a. увеличения дохода компании;
• b. поддержания рентабельности;
• c. роста стоимости компании;
• d. увеличения доли рынка.

Если одна и та же задача по замыслу заказчика служит достижению сразу нескольких стратегических целей, то целесообразно указать это в описании, которое вы направите вендору.

Выше были представлены “шаблоны” задач и их отношение к реализации стратегических целей компании.

Для того, чтобы воспользоваться этими шаблонами вам требуется:

• выяснить стратегические цели вашей компании;
• детализировать цели (разбить на несколько подцелей);
• сформулировать задачи, которые должна решать информационная система для достижения стратегических целей.

В итоге у вас появляется список задач, решение которых служит достижению стратегических целей организации. Осталось уточнить способ решения этих задач.

Способ решения задач это и есть методология работы с инструментом (информационной системой), который вам предложит вендор в ответ на ваш запрос (список задач с обоснованием).

Эксперты вашей организации должны будут оценить предоставленные способы решения. Как производить оценку представленных способов мы рассматривали в статье “Организация процесса выбора среды общих данных для проектов объектов капитального строительства. Пронин В.И. 2023 г”. [1]

Более подробно про организацию процесса оценки информационных систем можно ознакомиться в статье Грабова П.Г. [5]

Основные выводы

В статье мы рассмотрели взаимосвязь стратегических целей с процессом выбора информационной системы для нужд организации. Информационная система должна решать задачи, которые позволят организации достигать стратегические цели. Выбор ИС следует проводить при помощи оценки способов решения задач, которые предоставляет для оценки вендор в ответ на список задач. Таким образом организация выберет себе систему, которая служит ее развитию, а не удовлетворению частных интересов отдельных сотрудников (причастных к выбору).

Список литературы

1. Пронин В.И. Организация процесса выбора среды общих данных для проектов объектов капитального строительства // Экономика: вчера, сегодня, завтра. 2023. Том 13. № 5А. С. 243-253. DOI: 10.34670/AR.2023.54.86.078
2. Современные информационные технологии в бизнесе. Высшая школа экономики, Москва, 2016г.
3. Синица, В. Ф. Особенности формирования инновационной стратегии устойчивого развития организаций / В. Ф. Синица // Организатор производства. – 2007. – № 3(34). – С. 61-64. – EDN IOUDPT.
4. Постникова, Е. С. Построение операционной модели с учетом целей интегрированного планирования / Е. С. Постникова, Т. В. Постникова // Организатор производства. – 2014. – № 1(60). – С. 43-48. – EDN SBIHPF.
5. Грабовый, П. Г. Методические основы выбора информационной системы корпоративного управления проектами / П. Г. Грабовый, А. В. Иванов // Недвижимость: экономика, управление. – 2019. – № 3. – С. 17-21. – EDN FTHJEZ.

Больше интересной информации в Telegram-канале «ИНГИПРО»