Электронный документооборот помогает строительным компаниям быстро и эффективно работать с исполнительной документацией. Она хранится в одном приложении, не теряется, и из неё в любой момент можно сделать нужные копии.
Как ЭДО поможет строительной компании
- С ЭДО все документы лежат в едином хранилище. Они перестанут теряться — и каждый сотрудник будет знать, где их найти. Этот бонус доступен даже тем, кто не систематизирует документы и не обучает персонал правильно обращаться с ними.
- ЭДО минимизирует ошибки, вызванные человеческим фактором. В системе электронного документооборота можно задавать любые шаблоны документов. Данные для этих документов заполняются в специальных полях. Всё это снижает шансы того, что кто-то ошибётся в документе.
- ЭДО упрощает работу с документами и делает ее прозрачнее. В любой момент можно увидеть, у кого сейчас находится документ и какими должны быть следующие шаги. При этом не нужно организовывать физическую передачу документа из одних рук в другие, что иногда бывает долго и накладно.
В ЭДО сотрудники смогут работать со всей исполнительной документацией: актами, рабочими чертежами, результатами экспертиз и прочими документами. Узнать больше о том, как наладить работу с исполнительной документацией можно в статье «Исполнительная документация: состав и ведение».
Этапы внедрения — что нужно сделать компании, чтобы перейти на ЭДО
- Этап 1. Подобрать систему ЭДО. С одной стороны, ключевой функционал у разных систем одинаков — отличаются скорее интерфейс и детали.
С другой, перед покупкой важно собрать обратную связь от всех департаментов, которые будут пользоваться ЭДО. Это поможет обойти «подводные камни», вроде неготовности бухгалтеров осваивать незнакомую им систему. - Этап 2. Проанализировать документооборот. Нужно определить, какие документы вы составляете, кто участвует в работе с ними и какие этапы подготовки они проходят. Это поможет сразу выстроить аналогичные схемы внутри системы ЭДО.
- Этап 3. Доработать учётную политику. Этот документ отражает все правила учёта и работы с документами. Если вы внедряете ЭДО, необходимо внести соответствующую пометку в учётную политику.
- Этап 4. Провести интеграции с другими системами. Если вы используете системы бухучёта, управления проектами и складского учёта, интеграция поможет сильнее упростить работу с документами и сделать её бесшовной.
- Этап 5. Обучить персонал. Убедитесь, что все сотрудники, работающие с документами, ориентируются в ключевых функциях и могут использовать ЭДО самостоятельно. Если этого не сделать, возникнет «бутылочное горлышко» в виде сотрудника, которому регулярно требуется чужая помощь. Это замедлит и усложнит работу, а не упростит её.
- Этап 6. Тестирование. До запуска стоит проверить, что у вас работают все шаблоны, документы проходят необходимые этапы подготовки, а сотрудники правильно с ними работают. Всё это поможет выявить проблемы до запуска и наладить работу в спокойной обстановке.
Что учесть при внедрении ЭДО
Чем больше сотрудников — тем больше времени на обучение. При внедрении ЭДО возможны и сопротивление со стороны персонала, и проблемы с освоением функций.
Если с документами работает десяток человек, шанс сопротивления и проблем низок. Команда уже в курсе, что происходит в компании и зачем ей ЭДО. А если у кого-то появятся трудности, коллеги с большей вероятностью придут на помощь.
Чем больше людей, тем выше атомизация. Это значит, что отдельный человек может вообще не понимать, зачем компании ЭДО. А если у него возникнут трудности, то будет ниже шанс получить помощь.
Чтобы снизить шанс появления проблем с персоналом, крупным компаниям стоит выделять больше времени на обучение, чем небольшим.
Чем больше интеграций — тем больше времени на тестирование. И чем больше в компании систем, тем сложнее настраивать между ними полноценную интеграцию — и тем выше шанс, что что-то пойдёт не так.
Чтобы электронные системы не конфликтовали между собой, важно заложить больше времени на тестирование всех функций.
Комментарии (0)